A medida que nuestro centro de formación crece, las necesidades aumentan. Esto es una realidad que a diario viven tanto docentes/profesores, como el resto de personal.
Cuando nos planteamos la posibilidad de contar con una herramienta de gestión que garantice y facilite la óptima gestión de la facturación, normalmente suele ser ya tarde. Los centros creen que es un problema que podrán solucionar fácilmente más adelante, a medida que vayan aumentando su número de alumnos, su volumen de trabajo, etc. pero en GQdalya siempre recomendamos contar con éste módulo desde un inicio. El por qué es muy sencillo, las ventajas que supone implantar una gestión de la facturación desde el principio son múltiples, pero antes, nos gustaría explicar qué es y para qué sirve un programa de facturación.
¿Qué características tiene un programa de facturación para centros de formación?
Un programa de facturación es una herramienta informática creada para asistir en todas las tareas relacionadas con la gestión económica en el área de ingresos de una empresa o institución. Sirve para emitir facturas o recibos, gestionar los pagos/impagos, almacenar datos, tener informes al día sobre la situación económica y tesorería de la empresa, etc.
En el caso de un centro educativo, la gestión económica cotidiana es especialmente compleja, ya que es necesario emitir cientos de recibos mensuales debido a que la cantidad de clientes y conceptos de cobro diferentes es muy elevada. Así que el uso de un programa de facturación, trae consigo numerosas ventajas que pasamos a enumerar en el siguiente apartado.
- Ahorro de tiempo: evitamos la pérdida de tiempo que supone la emisión de todas las facturas o recibos a mano, eliminando pasos innecesarios como la comprobación de que todos los números de los recibos o facturas sean correlativos, etc.
- Ahorro económico: no es necesario delegar esta función en una empresa externa. Una de las principales ventajas es que el mismo personal del centro puede manejarlo sin dificultad.
- Ahorra espacio: evitamos la necesidad de almacenar todas las facturas en archivadores y carpetas que ocupan mucho espacio, porque todas las facturas quedan almacenadas en el programa y pueden consultarse siempre que sea necesario.
- Permiten consultar un resumen de la actividad contable del centro en cualquier momento y sacar informes. Algo de gran valor para la toma de decisiones.
- Incrementa la organización: al tener toda la facturación al día y preparada, incluso con meses de antelación, podemos facturar con un solo click llegado el día oportuno, lo que contribuye a evitar que se generen errores.
- Disminuye los ratios de impagados: al tener un control exhaustivo de los pagos y una herramienta para gestionar los impagados, estos se reducen al mínimo.
- Posibilidad de tener almacenamiento en la nube: en GQdalya contamos con un módulo de Facturación (ERP), así como de personal y nóminas totalmente online, que al igual que el resto de módulos de nuestra plataforma, permite almacenar la información en la nube. De esta manera no ocupan lugar en los equipos del centro, se puede acceder a la información desde diferentes equipos al mismo tiempo y desde diferentes lugares, se crean copias de seguridad automáticas, y además se cumple con la Ley de Protección de Datos.
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